東森新聞速報

2009年7月30日 星期四

使用自動填入名稱功能 (自動完成)


適用於: Microsoft Office Outlook 2007

自動完成是一項功能,它會針對您開始輸入的名稱和電子郵件地址顯示建議。這些建議是從您以前輸入的名稱和電子郵件地址清單中列出的可能相符項目,而這份清單就稱為自動完成名稱清單。

本文內容


自動完成如何運作?

自動完成功能預設是開啟的,而且會針對您在下列情況中 輸入的名稱顯示建議:

  • 電子郵件訊息中的 [收件者][副本][密件副本] 方塊。
  • 會議邀請、工作及共用要求中的 [收件者] 方塊。
  • 連絡人卡片中的 [電子郵件] 欄位。

當您在上述其中一個方塊內輸入某個名稱的第一個字母時,自動完成就會根據您以前輸入的名稱,開始建議可能的相符項目。您輸入的字母越多,自動完成找到相符項目的可能性就越大。

按一下您想要輸入方塊中的名稱。如果您正使用鍵盤,請使用向上鍵或向下鍵來選取名稱,然後按下 ENTER (或 TAB) 鍵。如果沒有任何建議與您輸入的名稱相符,請繼續輸入。下次您輸入該名稱時,自動完成功能將會記住您所輸入的名稱。

不常用的名稱將會逐漸在清單中向下移,最後不再顯示。

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從自動完成清單中刪除名稱

  1. 使用向上鍵或向下鍵來選取不需要的名稱或電子郵件地址。
  2. 按下 DELETE 鍵。

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關閉自動完成

  1. 在 [工具] 功能表上,按一下 [選項]。
  2. 在 [偏好] 索引標籤上,按一下 [電子郵件選項],然後按一下 [進階電子郵件選項]。
  3. 取消選取 [在完成 [收件者]、[副本] 和 [密件副本] 欄位時建議名稱] 核取方塊。

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將自動完成清單複製到另一部電腦

您可以將自動完成清單中的名稱和電子郵件地址複製到其他電腦。例如,如果您要升級至新的電腦,但不想要失去保存在自動完成清單中的所有資訊,就可以從舊電腦將名稱和電子郵件地址複製到新電腦。

重要事項 您必須先結束 Microsoft Office Outlook,才能開始進行下列程序。重新啟動 Outlook 時,自動完成清單便會包含這些名稱。

  1. 在您的舊電腦上,選擇下列其中之一:
    • Microsoft Windows XP 前往 drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook。
    • Windows Vista 前往 drive:\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook。

    附註 這個資料夾可能會隱藏起來,視您的檔案設定而定。

    顯示如何顯示隱藏的資料夾?

    • Windows Vista
      1. 按一下 [開始] 按鈕,然後按一下 [控制台]
      2. 按一下 [外觀及個人化]

        附註 如果您在 [傳統檢視] 中使用 [控制台],請按兩下 [資料夾選項],跳到步驟 4。

      3. 按一下 [資料夾選項]
      4. [檢視] 索引標籤的 [進階設定] 下,於 [檔案和資料夾][隱藏檔案和資料夾] 下,選取 [顯示所有檔案和資料夾]
    • Windows XP
      1. 按一下 [開始] 按鈕,然後按一下 [控制台]
      2. 按一下 [資料夾選項]

        [備份選項] 對話方塊

      3. 按一下 [檢視] 索引標籤,然後按一下 [隱藏檔案和資料夾] 選項。

  2. 以滑鼠右鍵按一下 profile name.nk2,然後按一下 [複製]

    秘訣 您可以將此檔案複製到卸除式媒體 (例如磁片或光碟片),然後再將此檔案複製到新電腦上的正確位置。或者,您也可以將此檔案附加至電子郵件訊息,然後將此郵件寄給自己。在新電腦上,於 Outlook 中開啟附件,然後將此檔案儲存到正確的位置。

  3. 在您要填入自動完成清單的電腦上,選擇下列其中之一:
    • Microsoft Windows XP 以滑鼠右鍵按一下 drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook 中的任何位置,然後按一下 [貼上] 以儲存 profile name.nk2。
    • Windows Vista 以滑鼠右鍵按一下 drive:\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook 中的任何位置,然後按一下 [貼上] 以儲存 profile name.nk2。
  4. 如果在您移動 .nk2 檔的電腦上 Outlook 使用者設定檔名稱不同,將此檔案複製到正確的資料夾之後,您就必須使用新電腦上使用的 Outlook 使用者設定檔名稱來重新命名此檔案。例如,如果您從使用 Outlook 使用者設定檔名稱 Kim Akers的原始電腦移動 Kim Akers.nk2,然後將 Kim Akers.nk2 檔複製到新電腦,就必須使用新電腦上使用的 Outlook 設定檔名稱來重新命名此檔案。
  5. 當取代現有檔案的提示出現時,請按一下 [是]
  6. 開啟 Outlook 檢視對自動完成清單所做的變更。

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